وظائف السكرتارية في جدة

وظيفة سكرتير񳹻ة جدا في العمل شغوف ، منضبط في اوقات العمل ، لديه خبرة في ادارة المفات وادارة المكتب حال الحاجة

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير.
• تلقي المكالمات الهاتفية، فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر.
• فحص طلبات الاجتماعات وتنسيق جداول المشاركين.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

• بكالوريوس في أي من التخصصات التالية: اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، السكرتارية التنفيذية.

• خدمات مسؤول الاتصال، برمجيات إدارة الوثائق، جدولة الزيارات.

ادخال بيانات متابعه عملا ردود على الاستفسارات

سكرتيرة مدير الشركة
ايجاد اللغة الإنجليزية
ايجاد استخدام الكمبيوتر
ايجاد عمل السكرتير
السفر لحاجة العمل داخل وخارج المملكة

• المشاركة في تطوير الأهداف الرئيسية للشؤون الإدارية وتنفيذ الخطط والمشروعات اللازمة.
• الإشراف على تطوير جداول الصلاحيات والإجراءات لتحسين جودة الخدمات.
• متابعة احتياجات الوحدات التنظيمية وتلبية متطلبات الموظفين من الخدمات الإدارية.
• ضمان تطبيق الأنظمة والتعليمات الإدارية ومتابعة تنفيذها.
• إعداد التقارير التي توضح نسب الإنجاز وعرضها على الإدارة العليا.

• بكالوريوس في إدارة الفندقية أو ما يعادلها.
• 6 سنوات من الخبرة العملية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.
• شهادات مثل Microsoft Office Specialist وSHRM CERTIFIED PROFESSIONAL مفضل.

• تأمين طبي يشمل الوالدين.
• ساعات عمل مرنة.

• الدعم التنفيذي: التصرف كشريك موثوق ونقطة الاتصال الأولى للجهات الداخلية والخارجية.
• إدارة تقويم المدير العام وتنسيق الاجتماعات.
• إعداد الوثائق اللازمة للاجتماعات، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية.
• تنظيم اللوجستيات والسفر والجدول الزمني.
• تقديم الدعم السكرتاري وتنسيق الاتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

• درجة بكاليوس.
• 5+ سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل؛ يفضل الخبرة في الشحن أو اللوجستيات.
• إجادة اللغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
• مهارات متقدمة في PowerPoint وExcel.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• مهارات اتصال متقنة.
• مهارات التعامل مع الآخرين لبناء العلاقات.
• قدرات حل المشكلات والاهتمام بالتفاصيل.
• السرية والموثوقية ضرورية.
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة بفعالية.

• إدارة الاتصالات داخليًا وخارجيًا المتعلقة بمكتب المدير التنفيذي.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى بشكل احترافي.
• إعداد المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية.
• تنظيم جدول المدير التنفيذي، والاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إجراء الأبحاث وحجز خدمات السفر الضرورية.
• بناء علاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لضمان سير العمليات بسلاسة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
• حد أدنى من خبرة سنتين في دور مشابه.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• إجادة في استخدام MS Office.
• مهارات تنظيم قوية مع قدرات متابعة مثالية.

• ثقافة شركة معترف بها دولياً.
• هيكل إداري مسطح وحزمة تعويض تنافسية.
• 22 يوم إجازة سنوية بالإضافة إلى العطلات الرسمية.
• تأمين على الحياة وفرص للنمو الشخصي والمهني.

• إدخال وتحديث البيانات بدقة في أنظمة وقواعد بيانات مختلفة
• مراجعة والتحقق من اكتمال البيانات ودقتها
• تنظيم والحفاظ على الملفات والسجلات الرقمية
• إنشاء تقارير وملخصات حسب الحاجة
• التعاون مع الأعضاء الآخرين في الفريق لضمان سلامة البيانات
• تحقيق الأهداف الإنتاجية اليومية والأسبوعية

• سنة واحدة أو أكثر من الخبرة في إدخال البيانات أو الأعمال الإدارية
• سرعة ودقة طباعة ممتازة (حد أدنى 40 كلمة في الدقيقة)
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومساحة Google
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات التنظيم
• اتصال موثوق بالإنترنت وإعداد مكتب منزلي
• القدرة على العمل بشكل مستقل والالتزام بالمواعيد النهائية

• تصرف كسفير لعلامتنا التجارية، ترويج قيم شركتنا.
• تقديم المساعدة المهنية والمودة للزملاء من خلال قنوات التواصل المختلفة.
• الحفاظ على ملفات الموظفين وضمان السرية.
• إجراء إدخال البيانات وإدارة وثائق القوى العاملة.
• دعم عملية التوظيف وإدماج الموظفين.
• المساعدة في تسهيل التدريب والتخطيط للفعاليات.
• التعامل مع وظائف الرواتب وإدارة لوازم المكتب.
• المشاركة في لجان الفندق وفعاليات الموظفين.

• 12 سنوات من الخبرة في الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• مهارات اتصال بين شخصية ممتازة.
• شغف بالخدمة والعمل الجماعي.

• تقديم دعم إداري عالي المستوى للإدارة التنفيذية.
• أن تكون الوسيط الأساسي بين التنفيذيين والمساهمين.
• إعداد وتحرير المراسلات والمستندات.
• إدارة وتنظيم الملفات والسجلات السرية.
• التعامل مع الاتصالات بسرعة واحترافية.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك اللوجستيات.
• ترجمة الوثائق وتفسير المحادثات.
• إدارة اللوازم والمعدات المكتبية.
• المساعدة في المشاريع الخاصة حسب ما يتم تعيينه.

• درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة 3 سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي أو في دور مشابه.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية أمر أساسي.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• إجادة استخدام مجموعة مايكروسوفت أوفيس.
• قدرات ممتازة في التواصل والتفاعل الشخصي.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.

• راتب تنافسي وحزمة مزايا.
• بيئة عمل ديناميكية وإبداعية.
• فرص للنمو والتطوير.
• فرصة للمساهمة في نجاح وكالتنا.

• إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة.
• تقديم الدعم الإداري والكتابي للأقسام أو الأفراد.
• الإشراف على مساعدي المكتب والسائقين وأعضاء فريق العمل الآخرين في القسم.
• الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد، واجتماعات المجلس، والمؤتمرات.
• إدارة جدول مزدحم والتنسيق للاجتماعات وترتيبات السفر.
• استقبال المكالمات الهاتفية وتمحيصها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
• التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود) وترتيبها حسب الأولوية.
• التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة.
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.
• تسجيل إدارة الأوراق يوميًا وأرشفتها.
• التأكد بشكل متكرر ومراقبة مستويات مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات المناسبة.

• إتقان اللغة الإنجليزية في الأشكال المكتوبة والشفوية.
• سيطرة عالية على تطبيقات MS مثل Word وPowerPoint وExcel.
• مهارات قوية في التواصل والمتابعة والمراقبة.
• قدرات ممتازة في إدارة الملفات.

• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات.
• إعداد جداول الأعمال، تدوين محاضر الاجتماعات، وتتبع المهام حتى الانتهاء منها.
• صياغة وتدقيق الرسائل الإلكترونية، والعروض التقديمية، والتواصلات التنفيذية الأخرى.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية والشركاء الخارجيين نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وإدارة الوثائق السرية والمعلومات الحساسة.
• تتبع المواعيد النهائية، وضع تذكيرات، والمساعدة في إدارة أولويات اليوم للرئيس التنفيذي.
• المساعدة في إعداد التقارير، ومواد الإحاطة، والتوثيقات التجارية.

• حد أدنى من سنتين من الخبرة في دعم تنفيذي مشابه أو دور إداري رفيع المستوى.
• معرفة ممتازة باللغة الإنجليزية، سواء كتابة أو تحدث.
• قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية، مع نهج استباقي.
• مستوى عالٍ من الاحترافية، والتعقل، والنزاهة عند التعامل مع الأمور السرية.
• إجادة أدوات المكتب والمنصات الرقمية (مثل: Microsoft Office، Google Workspace، Zoom، إلخ).
• مهارات في تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل تحت الضغط.
• درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو إدارة الأعمال.