وظائف مساعد إداري بدوام كامل لحملة الثانوية في جدة

مطلوب مساعد إداري للعمل في مكتب شركة ، يتمتع بمهارات تنظيمية وقدرة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات الإدارية. يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مشابه.

المهام الرئيسية:

• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول العمل

• إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية

• متابعة المعاملات الإدارية وتوثيق الملفات

• التنسيق مع الإدارات المختلفة وتسهيل سير العمل

• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني

• المساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات

• حفظ وأرشفة المستندات والملفات بشكل منظم

• الدعم الإداري:
  إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والمراسلات؛ جدولة الاجتماعات والمواعيد؛ والتعامل مع لوازم المكتب. استقبال العملاء، إدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع استفسارات العملاء. إجراء ترتيبات السفر، وتنظيم فعاليات الشركة والندوات والويبينارات.
• إدارة الفريق:
  تقديم الدعم للمحامين، إدارة الجداول الزمنية، إعداد المستندات القانونية، والمساعدة في أدوات إدارة المشاريع لتتبع المهام.
• دعم الموارد البشرية:
  المساعدة في التوجيه، جدولة المقابلات، والمحافظة على ملفات الموظفين.
• الفواتير الحسابية:
  دعم الحسابات الدائنة والمدينة، معالجة الفواتير، تتبع المدفوعات، وصيانة السجلات المالية.
• خدمات العملاء:
  الحفاظ على قوائم الاتصال بالعملاء، إدارة مراسلات العملاء، وتنظيم الوثائق.
• إدارة تكنولوجيا المعلومات:
  دعم إعداد معدات المكتب، إدخال البيانات، والمساعدة في جلسات تدريب تكنولوجيا المعلومات.

• مساعد إداري لمشاريع في المجمعة، الجبيل، المدينة المنورة، والأحساء.

• الالتزام والانضباط في بيئة العمل.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى جيد جداً.
• الرغبة في التعلم والتطور المهني.

• التعامل مع تواصل العملاء والمتابعة لحجوزات الرحلات وتخطيط الجداول الزمنية.
• تقديم الدعم الإداري عن طريق إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الداخلية.
• إدارة وتحديث المحتوى على منصات التواصل الاجتماعي لرفع مستوى وضوح العلامة التجارية.
• التنسيق مع العمليات لجدولة السفر ودعمه بسلاسة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة من الحجوزات، وتعليقات العملاء، والتقارير.

• الجنسية السعودية (إلزامية).
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• الإلمام بمجموعات مكتب مايكروسوفت: وورد، إكسيل، باوربوينت.
• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على تعدد المهام.
• يفضل وجود خبرة في خدمة العملاء أو الدعم الإداري.
• الاهتمام أو الخبرة في صناعة السفر والخدمات الفاخرة يعد ميزة.

• Follow up on the tasks assigned by the Executive Director and organize them effectively.
• Prepare necessary attachments and coordinate discussions with department heads regarding tasks and timelines.
• Organize internal and external meetings, take minutes, and follow up on decisions made.
• Archive meeting minutes and maintain performance indicator accomplishments.
• Coordinate purchase requests with the procurement department and track purchase orders.