وظائف مساعد إداري بدوام كامل في جدة

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• ترحيب الزوار والعملاء بشكل احترافي.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• إدارة المراسلات اليومية (البريد الإلكتروني، البريد).
• جدولة المواعيد والاجتماعات، وتنظيم تقاويم الفريق الإداري.
• إعداد وطباعة التقارير والمستندات حسب الحاجة.
• دعم الفرق الإدارية في إكمال المهام المكتبية والتنظيمية.
• الحفاظ على بيئة استقبال ومكتب منظمة ومريحة.

• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة مهارات الكمبيوتر وMicrosoft Office.
• شخصية لطيفة، منظمة، وتمتلك روح التعاون والمبادرة.

• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام.
• تطوير وصيانة نظام الأرشفة.
• طلب مستلزمات المكتب والحفاظ على مخزون المستلزمات.
• تقديم الدعم العام للزوار والإجابة على الأسئلة والطلبات.
• البحث وإنشاء العروض التقديمية.
• إنتاج التقارير وإدارة مواعيد الموظفين.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وتنسيق إجراءات المكتب.

• درجة البكالوريوس.
• من 1 إلى 2 سنة من الخبرة كمساعد إداري أو ما يعادلها.
• معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكتب.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.

• بيئة عمل حديثة وصديقة للعائلة.
• الاندماج في فريق شاب وديناميكي.
• مهام تتسم بالتحدي مع مسؤولية شخصية وفرص للتطوير الشخصي.

• رابط اللوائح: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع السلطات، والمساعدة في طلبات تصاريح الأعمال، وضمان الامتثال للتحديثات.
• إدارة العقود: الحفاظ على عقود العملاء والخدمات من الأطراف الثالثة، وتتبع الجداول الزمنية، وضمان إمكانية الوصول إلى الوثائق.
• اللوجستيات وتنسيق العملاء: تخطيط اللوجستيات لجمع وتسليم الطلبات، وتنسيق الخدمات مع العملاء لتلبية احتياجاتهم.
• إدارة العطاءات والمشتريات: دعم إعداد العطاءات والتقديمات مع الحفاظ على سجلات مفصلة.
• التقارير والفواتير: إعداد شهادات العلاج الشهرية وإدارة الفواتير للخدمات المتخصصة.

• التعليم: درجة في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: من 2 إلى 4 سنوات في الإدارة أو الامتثال أو تنسيق العملاء.
• المهارات: مهارات تنظيمية قوية، إتقان في Microsoft Office، مهارات اتصال ممتازة بالإنجليزية والعربية، الانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة المعلومات السرية.

• الدعم الإداري: إدارة العمليات اليومية للمكتب وتقديم المساعدة الإدارية العامة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات (إلكترونية ونسخ ورقية).
• مراقبة وطلب مستلزمات المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.

• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى بشكل احترافي.
• العمل كنقطة اتصال بين الموظفين والإدارة والشركاء الخارجيين.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر.
• إدارة التقاويم وتنظيم مكالمات/اجتماعات المؤتمرات.

• تقديم الدعم الاحتياطي للموظفين الإداريين الآخرين عند الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات للزيارات وطلبات الزوار.

• مراجعة وتسوية تقارير النفقات لضمان الدقة والامتثال.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة.
• سنة واحدة أو أكثر في الإدارة.
• خبرة إدارية احترافية.
• الطلاقة في الإنجليزية والعربية.

مساعد إداري (1 مساءً - 9 مساءً، عطلة الجمعة)

نحن نبحث عن مساعد إداري لإدارة المراسلات، وتنظيم الملفات، وتحديد المواعيد، ودعم العمليات اليومية للمكتب.
المتطلبات: مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والإلمام بـ مايكروسوفت أوفيس.
الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية
التوقيت: 1:00 مساءً - 9:00 مساءً | عطلة الجمعة