وظائف مساعد إداري بدوام كامل في جدة

مطلوب مساعد إداري للعمل في مكتب شركة ، يتمتع بمهارات تنظيمية وقدرة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات الإدارية. يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مشابه.

المهام الرئيسية:

• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول العمل

• إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية

• التنسيق مع الإدارات المختلفة وتسهيل سير العمل

• حفظ وأرشفة القيود والمستندات والملفات بشكل منظم

يقوم المساعد الإداري بدعم الأعمال الإدارية والتنظيمية اليومية للشركة، والمساهمة في تنسيق المهام بين الأقسام، وضمان سير العمل بكفاءة وانسيابية، من خلال إدارة المراسلات، تنظيم الملفات، متابعة الطلبات، والمساعدة في تنفيذ المهام الإدارية والتشغيلية المرتبطة بالمشاريع والخدمات المقدمة للعملاء

المهام والمسؤوليات:

تنظيم وإدارة المراسلات الرسمية (بريد إلكتروني، خطابات، واتساب أعمال).

إعداد وتنسيق المستندات والتقارير الإدارية والعروض التقديمية.

متابعة تنفيذ المهام اليومية مع الفرق الداخلية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.

تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وحفظها وفق نظام معتمد.

تنسيق الاجتماعات، إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة التوصيات الصادرة عنها.

استقبال الطلبات الواردة من العملاء وتحويلها للجهة المختصة ومتابعتها حتى الإغلاق.

دعم فريق التسويق والإدارة في المهام التشغيلية اليومية حسب الحاجة.

تحديث قواعد البيانات والمعلومات الخاصة بالعملاء والمشاريع.

المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتطوير أساليب العمل

السكن والمواصلات

تتكفل الشركة بالسكن + المواصلات

• إدارة البيانات وسلامة السجلات:
  الحفاظ على تحديث جداول البيانات والمتعقبات اليومية، مع ضمان التنسيق الموحد والدقة.
• استقبال الطلبات وتنسيق المهام:
  تصنيف الطلبات الواردة وتوزيع المهام على أعضاء الفريق، ومراقبة التقدم نحو الإنجاز.
• إدارة المتعقبات والتقارير:
  الحفاظ على المتعقبات التشغيلية، وتقديم ملخصات في نهاية اليوم، وتحديد المشكلات المتكررة في الجودة.
• دعم التنسيق:
  المساعدة في الجدولة وتقديم التذكيرات لضمان إتمام المهام في الوقت المحدد.
• ضمان الجودة:
  إجراء فحوصات الدقة والحفاظ على معايير الوثائق المنظمة.

• إجادة استخدام جداول بيانات جوجل وMicrosoft Excel.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على اتباع إجراءات التشغيل القياسية.
• مهارات اتصال كتابية واضحة.
• اتصال إنترنت مستقر للعمل عن بُعد.
• تشجيع المتقدمين المبتدئين على التقديم.

• جدولة وتنظيم جميع متطلبات السفر، بما في ذلك الإقامة، وترتيبات التأشيرات، والنقل، والأماكن.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك صياغة الرسائل، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وإعداد المراسلات.
• الحفاظ على الوثائق والسجلات وفقًا للسياسات المحددة مع ضمان السرية.
• ترحيب بالزوار، ومعرفة احتياجاتهم، وتوجيههم بشكل مناسب.
• إدارة المكالمات الهاتفية نيابة عن رئيس الوظيفة المعين، وتوجيه المكالمات، وتدوين الرسائل حسب الحاجة.
• تتبع التقدم مع أعضاء الفريق والوظائف، وتقديم تحديثات الحالة إلى رئيس الوظيفة المعين.

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها مطلوبة.