وظائف السكرتارية في جدة

وظيفة سكرتير񳹻ة جدا في العمل شغوف ، منضبط في اوقات العمل ، لديه خبرة في ادارة المفات وادارة المكتب حال الحاجة

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير.
• تلقي المكالمات الهاتفية، فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر.
• فحص طلبات الاجتماعات وتنسيق جداول المشاركين.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

• بكالوريوس في أي من التخصصات التالية: اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، السكرتارية التنفيذية.

• خدمات مسؤول الاتصال، برمجيات إدارة الوثائق، جدولة الزيارات.

سكرتيرة مدير الشركة
ايجاد اللغة الإنجليزية
ايجاد استخدام الكمبيوتر
ايجاد عمل السكرتير
السفر لحاجة العمل داخل وخارج المملكة

• المشاركة في تطوير الأهداف الرئيسية للشؤون الإدارية وتنفيذ الخطط والمشروعات اللازمة.
• الإشراف على تطوير جداول الصلاحيات والإجراءات لتحسين جودة الخدمات.
• متابعة احتياجات الوحدات التنظيمية وتلبية متطلبات الموظفين من الخدمات الإدارية.
• ضمان تطبيق الأنظمة والتعليمات الإدارية ومتابعة تنفيذها.
• إعداد التقارير التي توضح نسب الإنجاز وعرضها على الإدارة العليا.

• بكالوريوس في إدارة الفندقية أو ما يعادلها.
• 6 سنوات من الخبرة العملية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.
• شهادات مثل Microsoft Office Specialist وSHRM CERTIFIED PROFESSIONAL مفضل.

• تأمين طبي يشمل الوالدين.
• ساعات عمل مرنة.

• الدعم التنفيذي: التصرف كشريك موثوق ونقطة الاتصال الأولى للجهات الداخلية والخارجية.
• إدارة تقويم المدير العام وتنسيق الاجتماعات.
• إعداد الوثائق اللازمة للاجتماعات، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية.
• تنظيم اللوجستيات والسفر والجدول الزمني.
• تقديم الدعم السكرتاري وتنسيق الاتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

• درجة بكاليوس.
• 5+ سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل؛ يفضل الخبرة في الشحن أو اللوجستيات.
• إجادة اللغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
• مهارات متقدمة في PowerPoint وExcel.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• مهارات اتصال متقنة.
• مهارات التعامل مع الآخرين لبناء العلاقات.
• قدرات حل المشكلات والاهتمام بالتفاصيل.
• السرية والموثوقية ضرورية.
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة بفعالية.

• إدارة الاتصالات داخليًا وخارجيًا المتعلقة بمكتب المدير التنفيذي.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى بشكل احترافي.
• إعداد المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية.
• تنظيم جدول المدير التنفيذي، والاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إجراء الأبحاث وحجز خدمات السفر الضرورية.
• بناء علاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لضمان سير العمليات بسلاسة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
• حد أدنى من خبرة سنتين في دور مشابه.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• إجادة في استخدام MS Office.
• مهارات تنظيم قوية مع قدرات متابعة مثالية.

• ثقافة شركة معترف بها دولياً.
• هيكل إداري مسطح وحزمة تعويض تنافسية.
• 22 يوم إجازة سنوية بالإضافة إلى العطلات الرسمية.
• تأمين على الحياة وفرص للنمو الشخصي والمهني.

• إدخال وتحديث البيانات بدقة في أنظمة وقواعد بيانات مختلفة
• مراجعة والتحقق من اكتمال البيانات ودقتها
• تنظيم والحفاظ على الملفات والسجلات الرقمية
• إنشاء تقارير وملخصات حسب الحاجة
• التعاون مع الأعضاء الآخرين في الفريق لضمان سلامة البيانات
• تحقيق الأهداف الإنتاجية اليومية والأسبوعية

• سنة واحدة أو أكثر من الخبرة في إدخال البيانات أو الأعمال الإدارية
• سرعة ودقة طباعة ممتازة (حد أدنى 40 كلمة في الدقيقة)
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومساحة Google
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات التنظيم
• اتصال موثوق بالإنترنت وإعداد مكتب منزلي
• القدرة على العمل بشكل مستقل والالتزام بالمواعيد النهائية

• تصرف كسفير لعلامتنا التجارية، ترويج قيم شركتنا.
• تقديم المساعدة المهنية والمودة للزملاء من خلال قنوات التواصل المختلفة.
• الحفاظ على ملفات الموظفين وضمان السرية.
• إجراء إدخال البيانات وإدارة وثائق القوى العاملة.
• دعم عملية التوظيف وإدماج الموظفين.
• المساعدة في تسهيل التدريب والتخطيط للفعاليات.
• التعامل مع وظائف الرواتب وإدارة لوازم المكتب.
• المشاركة في لجان الفندق وفعاليات الموظفين.

• 12 سنوات من الخبرة في الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• مهارات اتصال بين شخصية ممتازة.
• شغف بالخدمة والعمل الجماعي.

• تقديم دعم إداري عالي المستوى للإدارة التنفيذية.
• أن تكون الوسيط الأساسي بين التنفيذيين والمساهمين.
• إعداد وتحرير المراسلات والمستندات.
• إدارة وتنظيم الملفات والسجلات السرية.
• التعامل مع الاتصالات بسرعة واحترافية.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك اللوجستيات.
• ترجمة الوثائق وتفسير المحادثات.
• إدارة اللوازم والمعدات المكتبية.
• المساعدة في المشاريع الخاصة حسب ما يتم تعيينه.

• درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة 3 سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي أو في دور مشابه.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية أمر أساسي.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• إجادة استخدام مجموعة مايكروسوفت أوفيس.
• قدرات ممتازة في التواصل والتفاعل الشخصي.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.

• راتب تنافسي وحزمة مزايا.
• بيئة عمل ديناميكية وإبداعية.
• فرص للنمو والتطوير.
• فرصة للمساهمة في نجاح وكالتنا.

• إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة.
• تقديم الدعم الإداري والكتابي للأقسام أو الأفراد.
• الإشراف على مساعدي المكتب والسائقين وأعضاء فريق العمل الآخرين في القسم.
• الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد، واجتماعات المجلس، والمؤتمرات.
• إدارة جدول مزدحم والتنسيق للاجتماعات وترتيبات السفر.
• استقبال المكالمات الهاتفية وتمحيصها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
• التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود) وترتيبها حسب الأولوية.
• التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة.
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.
• تسجيل إدارة الأوراق يوميًا وأرشفتها.
• التأكد بشكل متكرر ومراقبة مستويات مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات المناسبة.

• إتقان اللغة الإنجليزية في الأشكال المكتوبة والشفوية.
• سيطرة عالية على تطبيقات MS مثل Word وPowerPoint وExcel.
• مهارات قوية في التواصل والمتابعة والمراقبة.
• قدرات ممتازة في إدارة الملفات.

• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات.
• إعداد جداول الأعمال، تدوين محاضر الاجتماعات، وتتبع المهام حتى الانتهاء منها.
• صياغة وتدقيق الرسائل الإلكترونية، والعروض التقديمية، والتواصلات التنفيذية الأخرى.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية والشركاء الخارجيين نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وإدارة الوثائق السرية والمعلومات الحساسة.
• تتبع المواعيد النهائية، وضع تذكيرات، والمساعدة في إدارة أولويات اليوم للرئيس التنفيذي.
• المساعدة في إعداد التقارير، ومواد الإحاطة، والتوثيقات التجارية.

• حد أدنى من سنتين من الخبرة في دعم تنفيذي مشابه أو دور إداري رفيع المستوى.
• معرفة ممتازة باللغة الإنجليزية، سواء كتابة أو تحدث.
• قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية، مع نهج استباقي.
• مستوى عالٍ من الاحترافية، والتعقل، والنزاهة عند التعامل مع الأمور السرية.
• إجادة أدوات المكتب والمنصات الرقمية (مثل: Microsoft Office، Google Workspace، Zoom، إلخ).
• مهارات في تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل تحت الضغط.
• درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو إدارة الأعمال.

• إدخال وتحديث وإدارة مجموعة من حقول البيانات بدقة داخل قواعد البيانات الرقمية والأنظمة الداخلية.
• مراجعة وتأكيد السجلات من حيث الدقة والكمال، وتصحيح أي أخطاء بسرعة.
• الحفاظ على قواعد بيانات منظمة ومرتبة لدعم استرجاع البيانات بكفاءة وإعداد التقارير.
• حماية المعلومات السرية والالتزام الصارم ببروتوكولات خصوصية وأمان بيانات الشركة.
• العمل بشكل متكامل مع فرق مثل العمليات والمبيعات وخدمة العملاء لتمكين تدفق المعلومات بسلاسة.
• توليد تقارير روتينية وتقارير عشوائية من قواعد بيانات الشركة لتلبية احتياجات العمل.
• المساهمة في التحسينات المستمرة في عمليات إدخال البيانات، والتوثيق، وكفاءة سير العمل.
• البقاء على اطلاع باتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات في إدارة البيانات المتعلقة بالبيع بالتجزئة الرقمي.
• دعم المبادرات التنظيمية من خلال المشاركة في اجتماعات الفريق والتدريبات وبرامج تطوير المهارات.
• إظهار القيم الأساسية لـ Niceone من الاحترافية والاحترام والشمولية في كل مهمة.

• التعليم: إتمام التعليم الثانوي مطلوب؛ التعليم الإضافي يعتبر ميزة.
• الخبرة المهنية: التعرض السابق لإدخال البيانات أو الأدوار الإدارية أو الدعم الكتابي مفضل ولكنه غير أساسي.
• المهارات الفنية: الكفاءة في استخدام Microsoft Excel وGoogle Sheets وأدوات إدخال البيانات العامة؛ المعرفة بأنظمة البيع بالتجزئة الرقمية أو CRMs تعتبر ميزة.
• الاهتمام بالتفاصيل: القدرة المثبتة على ملاحظة التناقضات وضمان مستويات عالية من نزاهة البيانات.
• المنظمة: القدرة القوية على إدارة مجموعات بيانات متعددة وتحديد أولويات المهام بفاعلية.
• التواصل: وضوح وفاعلية في المهارات الكتابية والشفوية؛ الراحة في التعاون ضمن فريق متنوع.
• السرية: التزام لا يتزعزع بالتعامل مع المعلومات الحساسة بعناية ونزاهة.
• القدرة على التكيف: الحماس للتعلم، واحتضان التكنولوجيا الجديدة، والازدهار في بيئة ديناميكية.
• التنوع والشمولية: الالتزام بتعزيز مكان عمل محترم، عادل، وترحيبي للجميع.

• التقدم المهني: تدريب مستمر، وإرشاد، وتقدم مهني محدد جيدًا طوال فرق العمليات والتحليلات.
• ثقافة متنوعة وشاملة: بيئة تعاونية تحتفل بالفردية والأخلاق.
• أثر ذو مغزى: دعم القرارات الاستراتيجية للأعمال والعمليات الرقمية من خلال ضمان دقة البيانات.
• التدريب المستمر: الوصول المنتظم إلى ورش العمل حول أدوات رقمية جديدة وتقنيات إدخال البيانات وتحسينات الإنتاجية.
• دعم التوازن بين العمل والحياة: بيئة مرنة تدعم كل من أداء العمل والرفاهية الشخصية.

• مطلوب شهادة الثانوية العامة؛ ويفضل التأهيلات المتقدمة.
• بعض التعرض لمسؤوليات إدخال البيانات أو إدارة المكاتب مفضل.
• مهارات حاسوبية قوية وحماس لتعلم برامج رقمية جديدة.
• مهارات تنظيمية مثبتة مع تركيز على الدقة والكفاءة.
• احترام مثبت لخصوصية البيانات وإدارة المعلومات الأخلاقية.
• الالتزام بالعمل الجماعي الشامل والتمسك بالقيم الأساسية لـ Niceone.