وظائف الإدارة والسكرتارية

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي

الموقع: الخبر، المملكة العربية السعودية

ساعات العمل: من الأحد إلى الخميس، من الثامنة صباحًا حتى الخامسة مساءً (استراحة غداء/صلاة لمدة ساعة)

نظرة عامة على الدور:

كمساعد تنفيذي، ستلعب دورًا محوريًا في دعم المدير العام في إدارة مجموعة من الوظائف التجارية الحيوية. هذه فرصة فريدة لتكون جزءًا من الفريق التأسيسي لشركة ركن اليقين للمقاولات (راي السعودية) بينما نقوم بإنشاء وتوسيع وجودنا في المملكة العربية السعودية. في البداية، سيكون عبء العمل خفيفًا، مع نمو كبير مع تقدم الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

العلاقات الحكومية:

• المساعدة في إدارة العلاقات مع الهيئات الحكومية وضمان الامتثال للوائح المحلية.
• تسهيل التصاريح والتراخيص والمستندات التنظيمية الأخرى المطلوبة للعمليات.

الموارد البشرية (HR):

• دعم عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك تنسيق التوظيف، وتدريب الموظفين الجدد، والحفاظ على سجلات الموظفين.
• ضمان الامتثال لسياسات السعودة وقوانين العمل.

المحاسبة والتمويل:

• التنسيق مع فريق المحاسبة لتتبع النفقات، وإدارة الميزانيات، والمساعدة في التقارير المالية.
• الإشراف على معالجة الفواتير والتواصل مع البائعين والعملاء بشأن الأمور المالية.

إدارة الأصول:

• الحفاظ على سجلات دقيقة للأصول الشركة، بما في ذلك المعدات والمرافق في مكتب الجبيل.
• المساعدة في تحسين استخدام الأصول وإدارة المخزون.

علاقات العملاء:

• العمل كنقطة اتصال للعملاء، وضمان التواصل المهني والاستجابة الفورية للاستفسارات.
• دعم إعداد وتقديم مقترحات وعروض العملاء.

الدعم الإداري:

• تنظيم وإدارة جدول أعمال المدير العام، بما في ذلك الاجتماعات والسفر والمراسلات.
• التعامل مع مهام إدارة المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس أو خبرة معادلة في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، المالية، أو مجال ذي صلة.
• مهارات تواصل بين شخصية قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
• الإجادة في مجموعة برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• التعرف على العمليات واللوائح الحكومية السعودية يعد ميزة.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة مع الاهتمام بالتفاصيل والحفاظ على السرية.

الخصائص المرغوبة:

• استباقي ودافع ذاتي ولديه عقلية لحل المشكلات.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات بفعالية.
• القدرة على التكيف مع المسؤوليات المتغيرة في شركة نامية.

:المسؤوليات الرئيسية

التواصل مع المدينين: الوصول إليهم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الرسائل لإعلامهم بالديون المستحقة.

التفاوض على خطط الدفع: مناقشة خيارات الدفع والتوصل إلى شروط متفق عليها.

الحفاظ على السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة للاتصالات والمدفوعات.

ضمان الامتثال القانوني: اتباع اللوائح مثل قانون ممارسة تحصيل الديون العادلة.

توفير المعلومات: شرح تفاصيل الدين، بما في ذلك المبالغ والفوائد والرسوم.

مراقبة المدفوعات: تتبع المدفوعات وتذكير المدينين بالأرصدة المتأخرة.

الإبلاغ عن المتخلفين: الإبلاغ عن الديون غير المدفوعة إلى وكالات الائتمان.

اتخاذ الإجراءات القانونية: متابعة الوسائل القانونية مثل الدعاوى القضائية أو حجز الأجور عند الضرورة.

التعامل مع النزاعات: حل التحديات أو النزاعات المتعلقة بالدين.

تقديم الحلول: العمل مع المدينين للعثور على حلول للدفع أو التسويات.

تضمن شركات تحصيل الديون استرداد الشركات للديون بينما تلتزم بالممارسات الأخلاقية والقانونية.