وظائف السكرتارية لحديثي التخرج في السعودية

• تنسيق أنشطة الموارد البشرية بما في ذلك التوظيف، والتدريب، ومشاركة الموظفين.
• الحفاظ على سجلات الموظفين وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• دعم مبادرات الموارد البشرية والمساعدة في عمليات إدارة الأداء.

• خبرة مثبتة في الموارد البشرية أو المجالات ذات الصلة.
• مهارات تواصل شخصية قوية.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى.

• المسؤوليات:
• إدارة الملفات والمستندات.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات.
• تحضير تقارير وملفات خاصة بالعمل.

• مراجعة الاستمارات المتعلقة بالبيانات وترميزها والتأكد من اكتمالها.
• إدخال البيانات والمعلومات في الحاسب الآلي بحسب البرامج والنظم الإحصائية.
• مراجعة رموز التصنيف للبيانات والمعلومات المدخلة وتصويب الأخطاء فيها.
• تخزين المعلومات المدخلة وإجراء النسخ الاحتياطية اللازمة للبيانات والمعلومات المخزنة.
• التقيد بالتعليمات المتعلقة بسرية البيانات والمعلومات.

• المؤهل: المرحلة الثانوية.
• خبرة في تصنيف الوثائق، وخدمة العملاء، وبرمجيات إدارة الوثائق.
• مهارات متقدمة في تفسير الوثائق المكتوبة بخط اليد، وتحمل المسؤولية، وفحص البيانات.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس
• القدرة على تنظيم المهام الإدارية والتنسيق بين الأقسام
• مهارات تواصل جيدة والقدرة على التعامل مع الجمهور
• مؤهل دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو تخصص ذو صلة

تجيد تعامل مع جميع برامج الاوفيس
ولباقه وحسن التعامل والمضهر

• أداء مجموعة متنوعة من المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية والحفاظ على الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
• التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان كفاءة العمليات اليومية للمكتب.

• ثنائي اللغة يتحدث الإنجليزية - التاغالوغ.
• إجادة المهارات الكتابية، وإدارة مستلزمات المكتب، والحفاظ على السجلات.
• خبرة في المساعدة الإدارية، وتنظيم سير العمل، والتعامل مع المراسلات.
• مهارات تواصل قوية وشخصية.
• خبرة في الجدولة، بما في ذلك إدارة التقويمات وحجز المواعيد.
• الاهتمام بالتفاصيل، وقدرات حل المشكلات، وإجادة تطبيقات MS Office.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يعتبر الحصول على درجة مشارك أو شهادة في إدارة المكاتب ميزة إضافية.

• متابعة المعاملات والإجراءات في الوزارات والمحاكم والهيئات.
• تقديم الطلبات واستكمال المتطلبات الحكومية.
• التنسيق مع الفريق القانوني لضمان سرعة ودقة المتابعة.
• تجهيز الخطابات والمستندات والتصديقات وتجديد التراخيص.
• متابعة المراسلات الرسمية والاستلامات والتسليمات.
• ترتيب الملفات والوثائق ورقياً وإلكترونياً.
• الطباعة والنسخ والمسح الضوئي.
• إدارة المكالمات والرسائل وتنظيم المواعيد والاجتماعات.

• سعودي الجنسية (شرط أساسي).
• شخصية قوية وقدرة على التعامل بثقة في الدوائر الحكومية.
• إجادة التواصل مع العملاء والجهات الرسمية.
• قدرة عالية على التنظيم والعمل تحت الضغط.
• الأفضلية لذوي الخبرة في مكاتب المحاماة أو العمل الحكومي.
• يجيد اللغة الإنجليزية.

• تنسيق عمليات المبيعات وتحسين الأداء.
• إعداد التقارير وتحليل بيانات المبيعات.
• دعم فريق المبيعات لتحقيق الأهداف.
• إعداد عروض الأسعار للعملاء.

• دبلوم في المحاسبة أو مجال ذي صلة.
• مهارات متقدمة في برنامج Excel.
• مهارات تحليلية وتواصل ممتازة.
• إجادة اللغة الإنجليزية (يفضل).

• إدخال البيانات بدقة عالية.
• ترتيب الملفات وأرشفة الوثائق إلكترونيًا وورقيًا.
• التعامل مع البريد الوارد.
• تنفيذ مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

• قدرة ممتازة على التنظيم والمتابعة.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات تواصل قوية والقدرة على العمل تحت الضغط.
• الانضباط في المواعيد والمظهر.

• التوظيف والانضمام الجديد:
  • المساعدة في إجراء ورش العمل التمهيدية من خلال إعداد الغرف وتجهيز حزم الموظفين الجدد.
  • إدارة بيانات المستندات الخاصة بالموظفين الجدد والعمليات.
• علاقات الأفراد:
  • دعم الشراكة بين مدير عمليات الموارد البشرية والموظفين من خلال معالجة الاستفسارات.
  • تقديم المساعدة في المواضيع المتعلقة بالموارد البشرية مثل السياسات، والإجازات، والتعويضات.
• الإنهاء:
  • إعداد مستندات إنهاء الخدمة وفقًا للعمليات الداخلية.
• التقارير واتفاقيات مستوى الخدمة:
  • الحفاظ على وإدارة BambooHR لضمان تسجيل جميع ملفات الموظفين رقميًا.
  • إدارة الأنظمة وقواعد البيانات الداخلية للموارد البشرية، بما في ذلك الأرشفة.
• مهام متنوعة:
  • إدارة ترتيبات السفر والتواصل مع وكالات السفر.
  • المساعدة في تنفيذ الأنشطة من منظور العمليات بالتعاون مع فريق الموارد البشرية.
  • الحفاظ على مستندات التأمين الصحي وإدارة خزائن المستلزمات المكتبية.
  • المساعدة في تسليم واستلام البريد والمستندات.
  • أداء المهام الإدارية الأساسية والإشراف على توفير المرافق المخصصة.
  • تنسيق صيانة وإصلاح معدات المكتب.

• نسخ سجلات المقابلات
• توثيق إجراءات تفتيش الأذونات
• التعامل مع أشرطة الميدان ومكالمات الطوارئ
• نسخ شهادات الشهود

• استقبال ومساعدة الزوار بطريقة احترافية.
• إدارة الاتصالات الواردة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات مع التعامل مع المهام الإدارية الأساسية.
• التعاون مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• ترتيب وسائل السفر للموظفين والعملاء.
• الحفاظ على سجلات معدات المكتب واللوازم.
• الإشراف على إمدادات وجبات المكتب وإدارة تقديم فواتير المرافق.

• ثنائي اللغة في العربية والإنجليزية.
• مهارات تواصل وتفاعل قوية.
• إجادة استخدام MS Office.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة مسؤوليات متعددة.
• مهارات تنظيم ممتازة.

• إدارة وتحسين تقويم المدير لضمان جدولة سلسة.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات وترتيبات السفر بكفاءة.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات لدعم عمليات اتخاذ القرار.
• أن تكون حلقة وصل بين المدير وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• دعم مهام إدارة المشاريع لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتتبع التقدم.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وتنفيذ التحسينات.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغة الإنجليزية؛ اللغات الإضافية ميزة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية الأخرى.
• عقلية تعاونية وقدرة على التكيف مع البيئات الديناميكية.
• اهتمام كبير بالتفاصيل وقدرات قوية في حل المشكلات.
• الالتزام بالسرية والحذر في التعامل مع المعلومات الحساسة.