Secretary Jobs for Female in Saudi Arabia

Join جمعية المشورة as an Administrative Secretary!
We are looking for a dedicated and organized Administrative Secretary to join our non-profit organization in Jeddah. As an integral part of our team, you will play a key role in ensuring the smooth operation of our administrative functions.

Key Responsibilities:

• Manage schedules and organize meetings and events.
• Prepare reports, official correspondence, and meeting minutes.
• Organize files and maintain both electronic and physical records.
• Monitor emails and respond to inquiries.
• Coordinate communication between departments and external partners.
• Track performance indicators and quality, documenting administrative procedures.

Skills and Requirements:

• Practical experience in administrative tasks.
• Proficiency in computer systems and office programs.
• Full-time availability.
• Strong command of Microsoft Excel.
• Experience in coordination, organization, and quality management.
• Strong communication skills and ability to work within a team.
• Previous experience in the non-profit sector is preferred.

This position is available only for Saudi females. We offer a salary based on experience and qualifications, annual leave, and medical insurance.

وظيفة سكرتير لدى شركة جي تكنولوجي لتقنية المعلومات
نحن بحاجة إلى سكرتير ديناميكي وذو كفاءة لدعم مدير أو إدارة الشركة. ستكون مسؤوليات الوظيفة تتضمن:

• كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار.
• تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.
• تدوين الملاحظات ونسخ المراسلات والتقارير.
• استقبال المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين.
• إدارة البريد الوارد والصادر.
• تنسيق جداول الاجتماعات وتأمين قاعات الاجتماعات.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات.

المتطلبات:
- خبرة عملية 3 سنوات
- القدرة على السفر بشكل متكرر
- نظام العمل هو ستة أيام في الأسبوع
المؤهلات المطلوبة:
- بكالوريوس في اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو السكرتارية التنفيذية.
- يفضل الحصول على شهادات مثل CCNA، PHRi، CISA، PMI، وCILT.
- مهارات متقدمة في إدارة الوثائق، الجدولة، والرد على المكالمات.

وظيفة سكرتير لدى شركة جي تكنولوجي لتقنية المعلومات
نحن بحاجة إلى سكرتير ديناميكي وذو كفاءة لدعم مدير أو إدارة الشركة. ستكون مسؤوليات الوظيفة تتضمن:

• كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار.
• تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.
• تدوين الملاحظات ونسخ المراسلات والتقارير.
• استقبال المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين.
• إدارة البريد الوارد والصادر.
• تنسيق جداول الاجتماعات وتأمين قاعات الاجتماعات.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات.

المتطلبات:
- خبرة عملية 3 سنوات
- القدرة على السفر بشكل متكرر
- نظام العمل هو ستة أيام في الأسبوع
المؤهلات المطلوبة:
- بكالوريوس في اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو السكرتارية التنفيذية.
- يفضل الحصول على شهادات مثل CCNA، PHRi، CISA، PMI، وCILT.
- مهارات متقدمة في إدارة الوثائق، الجدولة، والرد على المكالمات.

دعم المدير أو الإدارة: تقديم الدعم الإداري من خلال كتابة الوثائق، إدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.

الواجبات والمهام الرئيسية:

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال والنسخ.
• استقبال المكالمات الهاتفية والمراجعة والتوجيه.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر.
• تحديد مواعيد الاجتماعات وتنسيق جداول المشاركين.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

المتطلبات:

• خبرة عملية: سنة واحدة.
• مؤهلات: بكاليوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية التنفيذية.
• مهارات: خدمات مسؤول الاتصال، جدولة الزيارات، الطباعة على الحاسب الآلي.
• اللغات: العربية (متقدم)، الإنجليزية (متقدم).

المزايا: ساعات عمل مرنة.