نبذة عن الدور
تعلن شركة نوت العقارية عن حاجتها لشغل وظيفة سكرتير. يتطلب هذا الدور دعمًا إداريًا فعالًا للمدير أو الإدارة من خلال مجموعة من المهام المكتبية والتنظيمية لضمان سير العمل بسلاسة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- كتابة وتدوين الملاحظات، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقًا لمعايير المكتب.
- تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، وتسجيل الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأشخاص المعنيين.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام المعنية.
- تنسيق طلبات الاجتماعات والمواعيد، وجدولة اجتماعات المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
- إنشاء وصيانة أنظمة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منتظم ومنظم.
المؤهلات المطلوبة
يجب أن يمتلك المتقدم مؤهلاً في مجال السكرتارية، ويفضل أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة. لا توجد متطلبات خبرة محددة مذكورة في الإعلان.
طبيعة العمل
سيتم العمل في مقر شركة نوت العقارية. لم يتم تحديد نوع العمل (دوام كامل/جزئي) أو تفاصيل الراتب في الإعلان.
المهارات الأساسية
تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وقدرة على إدارة الوقت بفعالية، ومهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابيًا. كما يجب أن يتمتع المتقدم بالقدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية، والقدرة على استخدام برامج المكتب الأساسية.
الدعم الإداري
يشمل الدور تقديم الدعم المباشر للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية، وإدارة جدول الأعمال لضمان كفاءة العمليات اليومية.
